普通发票和专用发票是企业在经营活动中最常接触的两类发票，核心区别在于增值税抵扣功能、适用范围、开具要求及法律效力不同。普通发票不能用于进项税额抵扣，而增值税专用发票可以抵扣增值税，且专用发票需通过税务机关系统认证，通常用于一般纳税人之间的交易，普通发票则适用于小规模纳税人或最终消费者。
【常见问题】
问题1：普通发票和专用发票的区别主要体现在哪些方面？
回答1：普通发票和专用发票的区别主要体现在增值税抵扣功能上，普通发票不能抵扣进项税额，而专用发票可以作为增值税抵扣凭证。此外，两者在开具对象、联次数量、使用范围（一般纳税人vs小规模纳税人）以及管理要求上也有不同。
问题2：小规模纳税人可以开具增值税专用发票吗？
回答2：小规模纳税人通常不自行开具增值税专用发票，但可以申请由税务机关代开，或者通过自开专票试点行业按规则开具。需要注意的是，即使开具了专用发票，小规模纳税人自身仍不能抵扣进项，这与普通发票的区别在于买方能否抵扣。
问题3：收到普通发票和专用发票在财务处理上有什么不同？
回答3：收到普通发票时，其含税金额全部计入成本或费用，不能抵扣增值税；收到专用发票时，可抵扣的增值税进项税额单独计入应交税费，不含税部分计入成本或费用。这是两者区别在账务处理上的直接体现。
问题4：普通发票和专用发票的联次数量一样吗？
回答4：不一样。普通发票通常为两联或三联（存根联、发票联、记账联），而增值税专用发票一般有三联或四联（发票联、抵扣联、记账联等），其中抵扣联是专用发票特有的，用于购方向税务机关认证抵扣，这也是两者区别之一。
问题5：哪些情况下必须开具增值税专用发票而不能用普通发票？
回答5：当一般纳税人向其他一般纳税人销售货物或提供应税劳务，且对方需要抵扣进项税额时，必须开具增值税专用发票。如果买方是最终消费者或小规模纳税人，则只能开具普通发票。另外，免税项目、出口货物等情形下，通常也只能开具普通发票，这是两者区别的核心适用场景。