【档案管理制度】为规范档案管理工作，提高档案的完整性、系统性和安全性，确保档案在日常管理、业务开展及历史追溯中的有效利用，特制定本《档案管理制度》。本制度适用于公司内部各类文件、资料、记录等档案的收集、整理、保管、借阅、销毁等全过程管理。
一、档案管理原则
1. 统一管理：所有档案由办公室或指定部门统一归口管理，确保档案的集中性与规范性。
2. 分类明确：根据档案性质、用途和重要程度进行分类，便于查找与使用。
3. 安全保密：涉及企业机密或员工个人信息的档案应严格保密，防止泄露。
4. 及时归档：各类文件应在形成后及时归档，避免遗漏或延误。
5. 定期检查：定期对档案进行清点、检查，确保档案的安全与完整。
二、档案分类与内容
| 档案类别 | 内容说明 |
| 行政类档案 | 包括会议纪要、通知公告、规章制度、人事资料、合同协议等 |
| 业务类档案 | 各项业务开展过程中的记录、报告、审批文件、项目资料等 |
| 财务类档案 | 财务报表、发票、预算、审计资料等 |
| 技术类档案 | 技术文档、研发资料、设备说明书、图纸等 |
| 法律类档案 | 法律文书、诉讼材料、知识产权相关文件等 |
三、档案管理流程
| 环节 | 流程说明 |
| 收集 | 各部门需在文件形成后及时提交至档案管理部门 |
| 整理 | 按类别、时间、项目等进行编号、分类、登记 |
| 归档 | 建立档案目录，统一存放于专用档案柜或电子档案系统中 |
| 借阅 | 借阅需填写《档案借阅申请表》，经批准后方可借阅 |
| 保管 | 档案应存放在安全、干燥、通风良好的环境中，避免损坏 |
| 销毁 | 档案到期或失去保存价值时，需经审批后按规定销毁 |
四、档案管理人员职责
1. 负责档案的接收、整理、归档、保管及维护工作；
2. 定期检查档案状态，确保其完整性与安全性；
3. 协助各部门办理档案借阅、查询等事务；
4. 配合相关部门完成档案的调阅与移交；
5. 对违反档案管理制度的行为提出整改建议。
五、档案借阅与使用规定
1. 借阅人须填写《档案借阅申请表》，注明借阅事由、期限及归还时间；
2. 档案外借需经部门负责人审批，重要档案需报分管领导批准；
3. 借阅人不得擅自复制、涂改、损毁档案；
4. 档案逾期未还者，档案管理员有权催促并采取相应措施。
六、档案销毁与处置
1. 档案销毁前需进行鉴定，确认是否具有保存价值；
2. 未经审批不得擅自销毁档案；
3. 销毁档案时应由两人以上在场监督，并做好销毁记录；
4. 涉及敏感信息的档案应采用专业方式销毁，如碎纸处理或数据清除。
七、附则
1. 本制度自发布之日起执行，由公司办公室负责解释；
2. 各部门应严格执行本制度，如有违反，将依据公司相关规定进行处理；
3. 本制度可根据实际需要进行修订，修订需经管理层批准。
通过本制度的实施，旨在提升档案管理的规范化水平，保障企业信息资产的安全与高效利用。